许多用户把知识管理理解成信息发布和文档管理，其实这只是字面上的意思，真正的知识管理还包括了：存在于人们大脑和思维中的各种知识和经验的分享，对员工技能的培训，所以培训过程中涉及到的企业文化。

一些用户在OA系统选型和咨询过程中，会问及厂商的OA办公软件中是否有“知识管理”的功能模块，因为知识管理是一个比较新鲜的概念，时常被提起，被一些厂商和用户所推崇。因此，很多人都希望在自身单位中也能实现知识管理，能够拥有一个强大功能的协同OA办公软件，以下以企业用户为例对知识管理的概念和作用进行简要阐述。

知识管理中的知识包括显性知识和隐性知识两个部分，显性知识是指各种成型的文档资料记录的知识，隐性知识是指存在于人们大脑和思维中的各种知识和经验。

实际上，在大部分企业所谓的知识管理并不是真正意义的知识管理，而只能算是信息发布和文档管理等，或者说是其中的一部分。而信息发布和文档管理其实几乎是每个OA办公软件都具有的基本功能，这些功能在不同厂商的产品中被冠以不同的称谓。常见的信息发布功能包括信息的拟稿、审核、发布、浏览、推荐、共享等，文档管理功能则包括文档资料的上传、共享、更新、存储等。做好信息发布和文档管理需要一整套的企业管理制度，不是一个专人、一个专门部门的事情，企业需要有良好的执行力，这样OA中的信息才能不断的积累、沉淀和提升，才能真正发挥知识管理和传播的作用。

而对于知识管理中的隐性知识，这可不是一个轻易可以做到的事情，如何将企业员工优秀、有价值的经验从他的大脑里面拿出来，分享给企业其他人员，这更多的还涉及到企业的管理技巧和企业文化，以及其他科学层面上的问题，更重要的是企业需要建立了一个开放、互动学习的良好氛围，可以达到很好的知识交流和分享的目的。企业通过OA的知识管理，使用科学的方式获取、组织、分享、更新、创新这些知识，给企业管理运营等多个方面带来价值。

知识管理作为OA办公软件中的重要应用，实现企业相关知识的收集、分类、沉淀、授权、分享、学习和持续创新，因此也受到了越来越多企业的重视。企业在管理和发展过程中，创造的各种知识、经历和阅历，如：业务专业技能、项目经验、产品知识等等，是企业智慧的结晶，那么如何将这些知识有效的进行沉淀和共享，成为企业负责人构建企业知识竞争力的思考点。