一些用户习惯了使用通用的工具软件(如：office软件、杀毒软件、QQ等)，在进行企业OA的实施时，也采用了类似工具软件的处理模式，在安装了OA软件和简单培训之后，就任凭企业员工自行使用了。企业OA通用是软件，是面向企业内部管理的软件，OA的推动者一般都是企业的决策层，目的是加强企业的管理，因此OA首先需要结合企业的实际管理需要（我们俗称的OA需求），并由厂商提供一定程度的实施和服务，才能确保OA的正常应用。

工具软件的使用仅限于软件中提供的固化功能，使用的对象一般为个人，软件不好使用的话可以任意的卸载或更换。企业OA软件则不然，是组织行为的管理软件，需要围绕企业的管理模式和特点来进行应用和推广，使用对象一般是企业的所有人员，在统一的OA平台上进行办公，充分发挥OA的协同与协作的效果，打破企业资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，从实现提升企业的办公效率和管理水平，提升企业的整体协同协作能力，以及对外的快速反应能力和综合竞争力。

工具软件如果需要新的功能，只能是升级到新的版本，不需要厂商提供维护和服务，一般都是直接购买或网上下载安装。企业OA则不同，不同的企业行业不同、管理模式不同，对OA的要求也不同，如果包含了企业的个性化需求，厂商通用的产品升级不能直接解决问题，只能是提供额外的定制开发和实施服务，OA软件实施和开发包含了需求、系统的设计与开发、测试、培训和部署等过程。企业OA的使用离不开厂商的服务，这也是一些免费OA和SAAS模式的OA不能够成为主流并大行其道的重要原因。

工具软件一般用于解决某类具体的问题，如：字处理、即使聊天等，其使用的范围受工具软件提供的功能所限制。企业OA的使用不在于产品中提供了多少功能，关键在于是否解决了企业的实际管理问题，是否能发挥应用的效果，帮助企业实现电子化、流程化和自动化的办公管理，这是二者之间最大的区别。

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