蓝凌是国内生态OA引领者、数智化办公专家及知识管理领军品牌,是智慧办公践行和推动者。21年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。
导引语:作为瓷砖行业的头部品牌,亚细亚瓷砖向来注重运用信息化、数字化手段,谋求行业创新转型。无合同不交易,合同牵连着企业经营的方方面面,亚细亚正是运用合同作为企业转型的突破口。
客户介绍
亚细亚建筑材料股份有限公司是一家集产品研发、生产、营销、服务全方位于一体的平台型陶瓷制造企业。其前身福丰窑业源于1973年台湾陶瓷之乡——莺歌镇,其初创之际即在亚洲建陶史上推出立体艺术瓷砖。自2009年荣获“中国品牌500强”以来,亚细亚品牌价值连年上升,2016年,亚细亚签约古天乐,连续5年荣获“亚洲品牌500强”,接连与万科、苏宁置业、碧桂园、中骏、华润等500强房企达成长期合作关系;同时在2018年荣获“国家绿色工厂”认证。
亚细亚以优质的产品和专业的服务,先后成为人民大会堂、CCTV新大楼、钓鱼台国宾馆、上海东方明珠塔、中国第一高楼上海中心大厦、新加坡机场、大兴国际机场等全球著名地标项目的瓷砖供应商。
行业背景
面对国际贸易壁垒的逐渐增强,我国陶瓷的出口依然保持稳定增长。一方面得益于国内陶瓷企业积极调整产品结构,提高产品质量和档次;另一方面得益于包括东南亚、中东和南美地区在内的国际新兴市场的崛起。
同时,以计算机为代表的高新技术应用也将不断推动陶瓷工业生产机械化、自动化和智能化。
客户合同管理现状
作为中国陶瓷头部品牌,不管是从合同类型、合同数量上来讲,亚细亚陶瓷日常面临的合同管理问题都不少:
合同流程缺乏归口管理,难以把控合同的漏审、错审风险;
合同范本散乱,很难快速撰写匹配企业商业需求的合同;
缺乏对相对方资质的审查,无法确认相对方是否存在风险;
合同用印管控难,需要用印的文件内容审核不够严格、盖章次数难记录;
缺乏对合同履约的追踪,没有规范管理合同的变更、解除、作废、补充等流程;
合同与业务密切相关,业务、法务、财务工作协作不够紧密。
为此,亚细亚选择蓝凌一起从合同管理入手,打通金蝶云星空系统、e签宝、OA,建立合同、法务一体化的合同全生命周期管理平台,支撑企业日常办公需求,提升业务运营效率,更好地服务业务扩张。
合同+业务:建法律、商业思维融合的合同管理模式
合同不仅是一份法律文件,更承载着企业关于商业、财税、人事、合规、风控等层面的安排。亚细亚合同管理系统包括相对方管理、范本管理、合同准备、合同起草、合同审批、合同签订、履约管理、合同终结等功能,涵盖从合同诞生到完结的每一个阶段的管理工作。
合同之内:贯穿全生命周期管理
合同之外:联动公司财务、OA系统
管理合同相对方时,同步关联金蝶云星空的基础数据(供应商、经销商、客户);起草合同时直接引用云星空的物料信息、项目列表;合同台账关联云星空上的销售合同、采购合同,确保数据、信息同步。
合同签订环节时,业务人员选择对应印章类型(公章/合同章等,电子章/实体章/防伪章),可以直接盖章,每一次用章信息都记录在后台。
合同签订后,合同信息同步到云星空的销售合同模块;云星空将销售发票/收款单信息推送到亚细亚原有的OA系统-结算模块,从而触发开票申请、收款登记流程;之后云星空销售出库单发起后同步回合同台账,更新合同标的物的出库情况。
项目价值
1.由公司内部管控向外部赋能延伸
通过合同管理系统,对客户、供应商等相对方信息进行批量化、线上化、精准化管理,直接提升相对方管理质量,大大降低合同以及企业可能会面临的风险;与外部律所等机构联动,扩大合同管理系统服务与监控的范围。
2.从合同事务管理向流程管理转变
过去的合同管理更关注合同事务,建立合同管理系统后,更关注对合同签订前、中、后整个流程的管控,以合同为枢纽,辐射业务、财务部门,从而提升企业整体的运营水平。
3.从重业务处理向数据驱动转变
在完成合同业务流程建设的基础上,利用系统积累的大量合同数据,建立客户、业务、资金、发票等事项的管理要素的可视化图表,实现全量经营数据的共享。