公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

公文管理指的是公文在形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整中，以特定的原则和方法对公文进行创制加工、保管处理，使其完善并获得功效的行为或过程。公文是企业单位日常行政管理及公务活动开展过程中形成的指导性文件，也是真实反映公文处理人员工作水平的主要依据。权威性、时效性和规范性是公文管理的主要特征，提高公文管理质量和水平是办公室事务管理中异常重要的一个环节。 

公文管理工作的要求 ：

1、注重时效性 ：

力求时效性是公文管理工作的一大准则，每一份公文在形成、传阅、办理及存储的过程中，都是有特定时效限制的，如果公文管理人员在时间观念的把握上不够到位，就极有可能影响到公文的质量和实际效用的发挥。因此，对于每一份公文都应该及时、规范地加以办理，公文较多时则根据其紧要程度确定先后处理顺序，尽可能地做到不延误、不漏发、不误发、不搁置。这是对公文管理科学性和时效性的具体要求，也是简化办文程序、缩短公文处理周期的有效措施。 

2、注重规范性 ：

公文管理是一项连贯性很强且操作严密的工作，要想确保公文管理能够正常稳定的运转，就必须严格按照其操作规范进行。公文管理的规范性具体体现在以下三个方面：

第一，公文管理章程与制度的齐全性。健全的规章制度是公文管理工作高效开展的前提保障，也是办文人员落实工作要求的先决条件；

第二，工作作风及工作秩序的严谨性。公文从形成到归档的整个过程中涉及部门及人员众多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混乱都会造成公文管理效果大打折扣。因此，加强办文人员工作作风管理及规范公文管理秩序，是非常重要且必要的；

第三，工作环节及工作岗位的衔接性。公文管理流程是比较复杂的，任一环节的梗阻都不利于公文效能的发挥。这就要求我们必须对岗位职责进行明确分工，并加强各岗位之间的配合协作力度，以确保各环节、各岗位之间能够实现有序衔接，公文管理工作能够运转自如。 

3、注重安全性 ：

保障公文管理的安全性是公文处理工作政治性的内在要求。公文管理往往会涉及到许多机密文件和事项，而高新技术的迅猛发展让公文泄密的危险系数持续攀升。要在公文管理过程中做到安全保密要求，除了强化办文人员安全防范意识外，还需加强对公文管理的各个环节的监督与管理。例如在公文传递与处理时要履行规范的手续流程，对于机密文件的阅读范围要有严格的界定，保密文件在存放和销毁时必须有详细的登记记录和报批手续，以全面确保公文不泄露、不遗失、不损坏。