蓝凌是国内生态OA引领者、数智化办公专家及知识管理领军品牌,是智慧办公践行和推动者。21年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。
知识经济时代,企业知识管理愈显重要。作为TCL科技集团金融业务板块的统一管理平台,TCL金融早已认识到知识对于企业业务运营、人才赋能的重要性,并于2018年携手蓝凌构建了统一的知识管理平台。
而知识管理平台远不止“建”那么简单,还需要真正“用起来”“用好来”。历时一年半的知识管理实践,TCL金融取得了不错的成绩,但在继续前行的路上也遭遇了知识难以定期归档、积分管理没有真正落地、知识管理系统未得到充分利用等瓶颈。
为了快速高效地解决各类痛点,为企业知识管理制定更清晰的目标规划并进行落地,TCL金融联合蓝凌知识管理工作组成立了专项工作坊,通过现状分析、深掘根因、目标规划等步骤,推进企业知识管理持续建设。
特别值得一提的是,此次专项工作坊项目得到了TCL金融高层、管理层、各部门上下一致的支持,知识管理的持续建设也被推到战略层面的高度。相关高层也积极参与到此次的工作坊调研中,提出自己在知识管理领域的困惑与需求。
Round 1 现状分析:TCL金融知识管理面临哪些痛点?
解决问题的首要是明确问题到底是什么。TCL金融于2018年4月携手蓝凌搭建了知识管理平台,在知识文档归类和知识收集方面已经初见成效。其知识管理系统管理文档达1195份,并且根据不同的职能构建了清晰的知识分类体系。
然而,TCL金融在知识管理上亦还存在着一些不足:
一是在历史层面上:TCL金融知识管理从2018年起步,在该领域还是比较“年轻”的企业,需要更多的时间来总结经验、不断优化;
二是在文化层面上:重视不够,未提高到战略层面;宣贯不足,知识沉淀分享氛围不足;运营缺失,未形成定期归档制度习惯;激励缺乏,KMS积分管理未关联实际奖励;
三是在系统层面上:多个共享系统并存(共享盘、IT SVM系统、客服问答系统、KMS系统),并且上传受到限制,上传速度慢,无法上传大容量文件。
Round 2 拨云见月:深挖根因,感知行动的力量
为了深入了解当前TCL金融各管理及业务单元的现状及知识管理的需求,TCL金融工作坊推进部门展现了超高的专业度和行动力,在短短的一周时间内,走访调研了包含CEO在内的8位公司高管,18位各条线负责人及骨干,并进行了全员问卷调研。所有的访谈及调研都及时形成了完整的记录和初步的分析!
通过缜密的调研和分析,蓝凌发现,TCL金融公司上下对于知识管理比较重视,只是苦于很多环节找不到明确的答案。比如知识管理服务的对象是谁?究竟应该管理哪些知识?员工应该分享哪些知识?匹配什么样的管理制度是有效的?系统的定位和边界是什么?系统功能要做到什么程度才能达到预期标准……
蓝凌认为最底层的根因是:没有形成统一清晰的“知识管理目标”,当目标不明确时,知识的识别、获取、重组、分享和应用各个环节都无法有明确的目标和解决方案。
Round 3 明确目标:TCL金融希望实现什么?
在发现问题、剖析根因的基础上,蓝凌工作组与TCL金融HR部门相关负责人通过多次的线上讨论沟通,达成了专项工作坊此次的具体目标:
● 预期具化:高层认知统一,合理预期;
● 预期一致化:统一宣贯,把管理团队认知拉到同一水平;
● 知识管理蓝图框架共创:聚焦后期知识运用、复用,持续运营;
● 寻找抓手:寻找运用场景,找到试点,聚焦一个点先跑起来再一步步迭代,小步快跑。
目前TCL金融在知识管理领域的3大初步主要场景和抓手包括:新员工入职培训、轮岗换岗员工的入模、财务公司丰富的经验和案例沉淀。
Round 4 线上培训及研讨工作坊:绘制TCL金融专属的知识蓝图框架
在明确具体的知识管理工作坊目标后,考虑到疫情非常时期,双方选择使用线上培训及工作坊模式开展,整个过程"专业"、“热烈”、“有序”、“投入”。
(1)理念和方法的统一:通过集中式培训,对KM的概念、做法、价值、案例做了集中培训和宣贯。
(2)收集业务痛点和需求:按专业和条线将工作坊参与人分成了6个小组,分别聚焦“市场发展需求”、“研发生产需求”、“科技发展需求”、“管理发展需求”、“人员发展需求”等需求进行收集和探讨。
(3)识别KM业务赋能目标:通过对业务痛点的整理和分析,识别与知识管理的关联程度与重要性、急迫度,初步识别TCL金融知识管理的蓝图目标为:
试点岗位工作、学习地图的梳理;
外部信息的收集分类整理,并确认来源方式和未来获取方式;
流程支撑: 收集大家反馈的关键流程,分析需要知识支撑的原因,如流程执行效率低,流程权责不明等;
项目经验复盘:收集哪些项目需要复盘、项目复盘形式、复盘后的成果模板、要素形式;
(4)配套管理细则:根据KM的目标,推导形成合适的KM联合推进小组及职责、明确知识管理的运营细则和相关的考核激励措施、助力知识管理得到持续运营并有效支撑业务。
▲蓝凌知识管理工作组为TCL金融开展线上培训
▲蓝凌知识管理工作组为TCL金融开展线上工作坊
Round 5 复盘总结:如何打造成功的知识管理专项工作坊?
通过此次TCL金融知识管理工作坊专项实践,蓝凌知识管理工作组也得到了一些启发,这也是工作坊专项成功的关键所在:
一是需要专业的知识管理顾问,所谓术业有专攻,外部专家的进驻与企业内部知识管理团队的“火花碰撞”是极其重要的;
二是双方交流要充分,此次由于疫情影响,蓝凌工作组与TCL金融相关人员开展了多次的线上讨论会,最终确定了具体的项目规划蓝图;此后还举行了一次线上培训会,就TCL金融在知识管理中存疑的一些问题再度进行解疑与探讨;
三是一定要有执行力。工作坊很大的一个特点其实是以客户为主导,蓝凌工作组大多数时候只是“出主意”,是一个“配角”,而真正的“主角”TCL金融上下都有非常强的执行力,有说干就干的精神,这是非常重要的。
关于TCL金融
TCL金融是TCL科技集团金融业务板块的统一管理者,主要立足产业金融协同优势,建立面向产业链合作伙伴和个人用户的金融服务平台,在支持产业发展的同时,向外部拓展金融业务空间。TCL金融业务主要分为三大板块:TCL科技集团财资业务、产业金融业务和金融投资业务。公司屡获“《金融时报》年度最佳资金管理财务公司”“陶朱奖最佳全球银行解决方案奖”等多项殊荣。