首先来看传统的知识管理系统是什么样的：传统的知识管理平台做的事情是把知识存起来了，在建设初期也有分类梳理，而使用者在这些海量的数据中去查找他想要的知识，还是一件非常不容易的事情。

那理想中的知识管理是什么样的？基于公司业务价值流程、场景化的、可进化的、可开放的一个生态运营系统。

下面我们来看如何建设这样的生态运营系统。

一、如何把知识落位于基于业务流程里？

首先企业需要梳理公司有哪些业务板块，每个板块对应的一级流程、二级流程、三级流程是哪些。然后对其中的流程节点，具体落位到详细的知识点。包括配套制度、具体标准、审批流程、主责职能、系统支撑、成果案例等。

当然，除了业务流程之外，还有支持流程，例如：人力、财务、行政、数字化、品牌文化等等，均可按此方法进行梳理落位。

二、如何将知识场景化？

所有的知识只有在实际的业务场景中才会有价值，这些需知识平台有强大的场景化能力，实现知识找人，而不是人找知识。这一点需要结合岗位角色，而岗位落位到具体部门职能上，这样将相关知识点与岗位进行绑定，再看这个岗位日常的核心工作场景是什么。从而实现真正意义上的场景化知识。举个数字化项目建设的场景，其中一个重要的角色是项目经理，那项目经理所对应的场景是需求评估、立项、供应商选型、系统开发、实施、培训、上线、运营。在每一个事项场景下，都有对应的相关的知识点，包括制度、流程、标准、模板、工具、考核要求等等。在一家公司里面，这样场景会很多，在建设初期，需要花大量的时间进行梳理，这就需要相关领域的专家一同参与梳理，各部门职能负责人可设置为第一责任人。以保证梳理的场景的是高质量的，可为后来者带来使用价值的。

三、做何才能做到系统是可进化的。

一般情况下，传统的知识平台有以下共性问题：

1、分类太多，不够清晰、且更新不及时；

2、制度分类不统一，上传、更新不及时，查找困难；

3、知识查找困难、检索维度单一；

4、内容多而杂，质量问题。

这些问题反映出来，系统模型需要有一个完善的运营机制，从知识的入库，到知识的更新，再到知识的使用，最后到知识的废止，需要形成完整的闭环。知识库建起来相对容易，管起来的难度更高。这里有几个实践经验可供参考：

1、先人后事：有一定的组织来维护系统。这里可以是公司的培训部门，也可以是类似总裁办公室的部门，也可以是信息化建设组织，最好是合起来推进。

2、分层分级分结构的赋能平台：打细网络，不同层级，不同组织可独立运营。在大门户下面，有子门户，有子子门户。

3、从业务中来，到业务中去：例如一个新的制度产生，来源于OA系统流，流程审批后自动进入知识平台。同样，在该制度更新的时候，同样通过流程自动更新至知识平台。

4、具备完善的反馈更新机制：用户在使用的过程中，发现问题可以及时反馈。后台在收到反馈后有一个完整的跟踪流程，这样后续进行持续优化。

5，开放的知识服务系统：上游是知识来源的接入，下游是提供开放的知识服务接口。只有极致的开放，才有完美的用户体验。比如公司一个标准制度，下游ERP或者BPM系统可以直接引入此制度接口连接，此制度发生版本更新后，此接口也会同步更新推送至下游系统。知识服务系统会自动记录使用次数与时间，以方便进行数据分析以为了后续更好的知识服务改善。